ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘI PROVOZOVÁNÍ AUTOŠKOLY

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s. (dále jen „DP“) získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s provozováním autoškoly a při činnostech s tím spojených.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad ochrany osobních údajů (dále jen „Zásad“) je účinné zveřejněním na internetové stránce www.dpmhk.cz.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. V DP platí striktní interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat, přičemž přístupová oprávnění jsou zúžena na nezbytné minimum.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1.2. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Správcem vašich osobních údajů je:

Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s ., IČO: 25267213, sídlo: Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1625.

Kontaktní osoba a zároveň Pověřenec pro ochranu osobních údajů: společnost GDPR Hradec s.r.o.,

se sídlem: Fráni Šrámka 1139, 500 02 Hradec Králové, IČ: 06708218, kontaktní osoba: Mgr. Jitka Moníková, e-mail: info@gdprhradec.cz, tel.: +420 495 510 765.

Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ZPRACOVÁVANÉ ÚDAJE, JEJICH ÚČEL A DŮVOD

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby spojené s provozováním autoškoly. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Přijetí k výuce a výcviku a provádění výcviku

2.1.1. Mezi ZÁKLADNÍ (POVINNÉ) údaje, které o vás zpracováváme pro účely Žádosti o přijetí k výuce a výcviku patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:

• vyplněním Žádosti o přijetí k výuce a výcviku

Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů žadatele:

• číslo řidičského průkazu,
• jméno, příjmení a titul,
• datum a místo narození,
• rodné číslo,
• státní občanství,
• doklad totožnosti,
• telefon,
• adresa bydliště,
• podpis žadatele,
• podpis zákonného zástupce (pokud žadatel není svéprávný).

Tyto údaje jsou součástí každé Žádosti o přijetí k výuce a výcviku, a jsou takto požadovány správními orgány pro účely získání řidičského oprávnění.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.2. Při poskytování služeb autoškoly, tj. během výuky a výcviku žadatelů o řidičské oprávnění jsou dále zpracovávány tyto PROVOZNÍ ÚDAJE:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresa,
• telefon.

Tyto údaje jsou uvedeny v třídní knize výuky a výcviku žadatelů o řidičské oprávnění, a jsou takto požadovány správními orgány pro účely získání řidičského oprávnění.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Školení pro získání profesního průkazu

2.2.1. Mezi ZÁKLADNÍ (POVINNÉ) údaje, které o vás zpracováváme pro účely Žádosti o vstupní školení pro získání profesního průkazu a Žádosti o vykonání zkoušky pro profesní způsobilost patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:

• vyplněním Žádosti o vstupní školení pro získání profesního průkazu
• vyplněním Žádosti o vykonání zkoušky pro profesní způsobilost

Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů žadatele:

• číslo řidičského průkazu,
• jméno, příjmení a titul,
• datum a místo narození,
• rodné číslo,
• adresy pobytu,
• státní občanství,
• doklad totožnosti,
• telefon,
• podpis žadatele.

Tyto údaje jsou součástí každé Žádosti o vstupní školení pro získání profesního průkazu a Žádosti o vykonání zkoušky pro profesní způsobilost, a jsou takto požadovány správními orgány pro účely získání profesního oprávnění (průkazu).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2.2. Při poskytování služeb autoškoly, tj. během výuky a výcviku žadatelů o získání profesního oprávnění jsou dále zpracovávány tyto PROVOZNÍ ÚDAJE:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresa,
• telefon.

Tyto údaje jsou uvedeny v třídní knize výuky a výcviku žadatelů o řidičské oprávnění, a jsou takto požadovány správními orgány pro účely získání profesního oprávnění (průkazu).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Školení profesních řidičů

2.3.1. Mezi ZÁKLADNÍ (POVINNÉ) údaje, které o vás zpracováváme pro účely školení řidičů, kteří jsou držiteli řidičského oprávnění a průkazu profesní způsobilosti patří tyto osobní údaje:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• číslo průkazu,
• adresa,
• podpis.

Tyto údaje jsou součástí požadavku na školení profesních řidičů, a jsou takto požadovány správními orgány.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3.2. Při poskytování služeb autoškoly, tj. během výuky a výcviku žadatelů o řidičské oprávnění jsou dále zpracovávány tyto PROVOZNÍ ÚDAJE:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresa,
• telefon.

Tyto údaje jsou uvedeny v třídní knize výuky a výcviku žadatelů o řidičské oprávnění, a jsou takto požadovány správními orgány.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.4. Plnění smlouvy při poskytování služeb autoškoly – zpracovávání ostatních osobních údajů

2.4.1. Údaje ze vzájemné komunikace

Dále zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s poskytováním služeb autoškoly, jako např. při vyřizování vašich připomínek či při vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

• jméno a příjmení,
• adresa stěžovatele,
• sdělený kontakt (e-mail či telefon).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- při vyřizování stížností a reklamací se jedná o úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);

2.4.2. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých platbách, o stornovaných platbách, o případných vrácených platbách při oprávněných reklamacích), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o platebním styku).

Jedná se o údaje, které jsou uvedené na daňových dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.4.3. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi DP a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje cestujícího, údaje o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

- zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat.

Osobní údaje žadatelů/řidičů (viz čl. 2.1 až 2.3 těchto Zásad) zpracováváme v naší elektronické databázi (a některé dokumenty jako např. třídní knihu a reklamace, rovněž v listinné podobě) po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů.

Daňové doklady budou vymazány do 1 měsíce po uplynutí 5 let od provedení peněžité transakce, nebude-li v konkrétním případě legislativně vyžadována lhůta delší.

Pokud by vznikl mezi DP a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu.

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi. Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř DP a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné, když o nutný případ se jedná při předávání osobních údajů Magistrátu města Hradec Králové v rámci jeho výkonu veřejné správy.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly, NKÚ). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat, ukládá zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. DP neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na DP, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte našeho Pověřence pro ochranu osobních údajů – viz bod 1. těchto Zásad či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě DP. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www. dpmhk.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.