Vnitřní oznamovací systém společnosti Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s.
Společnost Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s., se sídlem Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, IČO: 25267213, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1625 (dále „Společnost“):
a) v souladu se Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále „Směrnice EU“), a
b) s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“), které stanoví zejména pravidla týkající se ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů,
zavedla Vnitřní oznamovací systém Společnosti.
Vnitřní oznamovací systém Společnosti slouží k provedení Směrnice EU, a to v souvislosti s oznámením porušení práva Evropské unie.
Směrnice EU je dostupná např. zde:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1937&from=CS
I. OZNAMOVATEL
1. Směrnice EU se vztahuje na oznamující osoby pracující v soukromém nebo veřejném sektoru (dále „Oznamovatel“), které získaly informace o porušení v pracovním kontextu, v rozsahu:
a) osob, které mají status pracovníka ve smyslu čl. 45 odst. 1 Smlouvy o fungování EU, včetně státních zaměstnanců;
b) osob, které mají status osob samostatně výdělečně činných ve smyslu článku 49 Smlouvy o fungování EU;
c) akcionářů a osob náležejících do správního, řídicího nebo dohledového orgánu podniku, včetně nevýkonných členů, jakož i dobrovolníků a placených či neplacených stážistů;
d) veškerých osob, které pracují pod dohledem a podle pokynů zhotovitelů, subdodavatelů a dodavatelů.
Oznamovatelem jsou i osoby, která oznamují nebo zveřejňují informace o Porušení získané v rámci pracovního poměru, který mezitím skončil, a osoby, jejichž pracovní poměr má teprve začít, jestliže byly informace o Porušení získány během přijímacího řízení či jiných předsmluvních jednání.
II. VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM
1. Příslušná osoba a její kontaktní údaje (kanály pro přijímání oznámení)
1.1 Příslušná osoba je osobou, která v rámci vnitřního oznamovacího systému Společnosti přijímá a vyřizuje oznámení.
1.2 Jako příslušnou osobou k výkonu činnosti příslušné osoby dle Směrnice EU určila Společnost: Ing. Josef Januš (dále „Příslušná osoba“).
1.3 Společnost určuje pro přijímání oznámení dle Směrnice EU Příslušnou osobou následující kontaktní údaje – kanály pro přijímání Oznámení:
- telefon Příslušné osoby 495 089 270,
- e-mail Příslušné osoby: oznameni@dpmhk.cz
- prostřednictvím kontaktního formuláře Příslušné osoby na stránkách www.dpmhk.cz
- poštou na doručovací adresu: Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové,
- osobně v kanceláři Příslušné osoby: Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, budova, přízemí, místnost č. 19; úřední hodiny Příslušné osoby pro osobní jednání po – pá, 8:30 hod – 10:30 hod, nebo dle předchozí domluvy.
2. Podání a přijetí oznámení
2.1 Oznamovateli je umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně (včetně telefonického oznámení) a na jeho žádost osobně.
2.2 Požádá-li o to Oznamovatel, je Příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů.
2.3 O přijetí oznámení je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí Oznámení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele.
3. Nakládání s informacemi
3.1 S podanými oznámeními se může seznamovat pouze Příslušná osoba. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení.
3.2 Informace o totožnosti Oznamovatele a dalších osob dle Směrnice EU je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je Příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle obecně závazných právních předpisů; to platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.
3.3 Poskytuje-li Příslušná osoba informaci o totožnosti Oznamovatele orgánu veřejné moci podle čl. 3.2, je povinna o tom předem Oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit Oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
III. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Obecné principy
1.1 Jakékoli zpracovávání osobních údajů se provádí v souladu s nařízením GDPR.
1.2 Osobní údaje, které jsou pro vyřízení daného oznámení zjevně nepodstatné, se neshromažďují, a jsou-li získány náhodou, jsou bez zbytečného odkladu vymazány.
1. Zpracovávané osobní údaje
Společnost jako správce osobních údajů zpracovává následující osobní údaje:
a) Jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození, kontaktní adresa, email a telefon Oznamovatele, jsou-li tyto údaje Oznamovatelem Společnosti sděleny.
a) Identifikační údaje osoby, proti které oznámení směřuje.
Oznámení lze učinit i anonymně, když v takovém případě ke zpracování osobních údajů Oznamovatele nedochází.
2. Informace dle čl. 13 GDPR
V souladu s čl. 13 GDPR tímto Společnost poskytuje všem subjektům osobních údajů následující informace:
a) Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Společnost.
b) Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, a to společnost GDPR Hradec s.r.o., se sídlem: Fráni Šrámka 1139, 500 02 Hradec Králové, IČ: 06708218, kontaktní osoba: Mgr. Martin Jeřábek, e-mail: info@gdprhradec.cz, tel.: +420 495 510 765.
c) Účely zpracování
Zpracování a vyřízení oznámení.
d) Právní základ zpracování
Právním základem zpracování osobních údajů je právní titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, když zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost jako na správce vztahuje, a titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tj. souhlas Oznamovatele (subjektu údajů) pro účely případného poskytnutí informace o totožnosti Oznamovatele a pro účely pořízení zvukové nahrávky nebo přepisu ústního Oznámení.
e) Kategorie dotčených subjektů údajů
Oznamovatelé, další osoby dle Směrnice EU, a osoby jichž se oznámení dotýká.
f) Případní příjemci osobních údajů
Orgány činné v trestním řízení, pokud budou splněny zákonné podmínky pro předání zpracovaných osobních údajů tomuto orgánu.
g) Doba zpracování osobních údajů
Po dobu nezbytnou k vypřádání oznámení a skutečností v něm uvedených, a po dobu plnění povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy.
h) Zdroj osobních údajů
Oznámení a osobní údaje uvedené Oznamovatelem.
i) Práva subjektů údajů:
1) Právo na přístup k osobním údajům
Subjekt údajů má právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na jeho žádost Společnost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu.
2) Právo na opravu osobních údajů
Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
3) Právo na výmaz osobních údajů
Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, který by Společnost zpracovávala neoprávněně.
4) Právo na omezení zpracování osobních údajů
Subjekt údajů má právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 GDPR (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
5) Právo na přenositelnost osobních údajů
Subjekt údajů má právo na to, aby mu Společnost poskytla automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, aby Společnost tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
6) Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej významně dotýkalo. Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.
7) Právo podat námitku
Subjekt údajů má právo podat námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu.
8) Požadavek na zpracování osobních údajů
Pokud budou osobní údaje Oznamovatelem poskytnuty, budou zpracovány v souladu s nařízením GDPR. Zpracování osobních údajů Oznamovatele je prováděno na základě Směrnice EU a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, není smluvním požadavkem, a Oznamovatel není povinen osobní údaje poskytnout.
Poskytnutí či neposkytnutí osobních údajů nemá pro Oznamovatele žádný důsledek kromě toho, že v případě neposkytnutí osobních údajů nebude Společnost schopna identifikovat Oznamovatele.
9) Právo na podání stížnosti
Subjekt údajů má právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
3. Způsob uplatnění práv na ochranu osobních údajů
3.1 Pro uplatnění svých práv v souvislosti s Oznámením kontaktujte na straně Společnosti: Příslušnou osobu.
3.2 Na stránkách http://www.dpmhk.cz/ jsou umístěny vzory formulářů pro uplatnění práv subjektů údajů.
3.3 Společnost je povinna bezplatně informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud by Společnost nevyhověla žádosti, bude žadatel informován bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.
V některých případech vymezených legislativou není Společnost povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech Společnost může:
- uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo
- odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud Společnost obdrží žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele.